DBS Nedir? Bayi Tahsilatında Doğrudan Borçlandırma Sistemi

Doğrudan Borçlandırma Sistemi (DBS), ana firmanın bayisine kestiği faturanın, bankanın bayiye tanımladığı limit dahilinde vade günü bayinin hesabından otomatik tahsil edilmesini sağlayan bir tahsilat modelidir. Geniş bayi ağına sahip bir şirkette tahsilat çek ve senetle yürüdüğünde kâğıt takibi, karşılıksız çek riski, protesto masrafı ve bitmeyen bakiye hatırlatmaları da işin parçası olur. DBS nedir, nasıl işler ve bu yükü nasıl azaltır? Bu rehberde DBS akışını adım adım, limit ve vade kurallarını, tedarikçi finansmanıyla farkını ve ERP entegrasyonunda dikkat edilecek noktaları anlatıyoruz.

DBS (Doğrudan Borçlandırma Sistemi) nedir?

DBS, ana firmanın bayisine düzenlediği faturanın tutarının, bankanın bayiye tanımladığı limit dahilinde vade tarihinde bayinin hesabından otomatik tahsil edilip ana firmanın hesabına aktarılmasını sağlayan bir tahsilat yöntemidir. Sistemin üç tarafı vardır:

• Ana firma (alacaklı): Bayiye mal veya hizmet satan, faturayı düzenleyen ve alacağını güvenceye almak isteyen şirkettir.
• Bayi (borçlu): Malı veya hizmeti satın alan, vade günü ödemeyi yapan ve adına bankada DBS limiti tanımlanmış olan taraftır.
• Banka: Bayinin mali durumunu değerlendirerek DBS limitini belirleyen, fatura talimatlarını işleyen ve vade günü tahsilatı yürüten kuruluştur.

Çek veya senetle tahsilata kıyasla DBS'nin en somut farkı, süreçte kâğıt bulunmamasıdır. Kâğıt ortadan kalkınca ciro işlemleri, bankaya teslim tutanakları, kurye masrafları ve elle vade takibi de ortadan kalkar. Tahsilat dijital olarak gerçekleşir, sonuç bilgisi bankadan dosya veya servis yanıtı olarak gelir ve takip otomatik hale gelir.

DBS akışı adım adım: faturadan tahsilata

Bir DBS işlemi baştan sona beş adımda ilerler:

1. Fatura: Ana firma ERP sisteminde bayiye ait satış faturasını keser. Fatura numarası, tutar, para birimi ve vade tarihi cari karta işlenir.
2. Banka talimatı: Fatura bilgisi (bayi kodu, vergi numarası, fatura numarası, tutar ve vade) API veya SFTP dosyasıyla bankaya talimat olarak iletilir.
3. Limit: Banka talimatı bayinin kullanılabilir DBS limitine göre kontrol eder. Limit yeterliyse talimat kabul edilir; yetersizse talimat reddedilir veya bankanın kurallarına göre bekletilir.
4. Vade: Kabul edilen talimat tutarı kadar limit bloke edilir ve vade günü beklenir. Bayi, bloke edilen bu tutarı başka bir alım için kullanamaz.
5. Tahsilat: Vade günü banka tutarı bayi hesabından tahsil ederek ana firmaya aktarır. Sonuç dosyası veya servis yanıtı ERP'ye işlenir ve ilgili fatura cari hesapta otomatik kapanır.

Bu döngü kurulduğunda finans ekibinin her sabah "Hangi bayinin vadesi geldi, kim ödedi?" diye tek tek kontrol yapmasına gerek kalmaz.

Limit, bloke ve vade kuralları

DBS'de limiti ana firma veya bayi belirlemez. Banka; bayinin mali tablolarını, kredi geçmişini ve istihbarat bilgilerini değerlendirerek bayiye özel bir DBS limiti tanımlar. Bu limit, bankanın ürün yapısına göre bayinin diğer kredi limitlerinden ayrı ya da onların bir alt limiti olarak kurulabilir. Bayinin risk profili değerlendirilirken kredi istihbarat ve risk çözümleri kapsamında toplanan veriler karar sürecini destekler.

Talimat kabul edildiğinde ilgili tutar kadar limit bloke edilir; böylece vade gününe kadar alacak güvence altında tutulur. Tahsilat gerçekleştiğinde bloke kalkar ve tahsil edilen tutar kadar limit bayiye yeniden açılır. Kısmi tahsilatın mümkün olup olmadığı da ürüne ve sözleşmeye bağlıdır. Limit ve bloke bilgisinin ERP'de de görünmesi, satış ekibinin limiti dolmuş bir bayiye yeni sevkiyat planlamadan önce durumu fark etmesini sağlar. Bu bilgi bankadan düzenli olarak alınmalı ve cari kartta güncel tutulmalıdır.

Vade günü bayinin hesabında yeterli bakiye yoksa ne olacağı banka ürününe göre değişir. Tutar bayinin limitinden kredi olarak kullandırılabilir, tahsilat belirli bir süre yeniden denenebilir ya da talimat bir hata koduyla geri dönebilir. Bu yüzden entegrasyon kurulmadan önce bankanın sözleşme şartları ve istisna kuralları tek tek yazılı hale getirilmeli, ERP tarafında her durumun karşılığı tanımlanmalıdır.

Tedarikçi finansmanı (ters faktoring) ile farkı

DBS ve tedarikçi finansmanı birbirini tamamlayan, ama para akışının yönüyle birbirinden ayrılan iki yapıdır:

• DBS: Ana firmanın bayilerine yaptığı satışlarda, alacağını vade günü tahsil etmesini sağlayan tahsilat yöntemidir.
• Tedarikçi finansmanı (ters faktoring): Ana firmanın alıcı olduğu işlemlerde, tedarikçinin alacağını vadeden önce nakde çevirmesini sağlayan ödeme yöntemidir.

Ters faktoringde üç rol vardır:

• Alıcı: Tedarikçiden mal veya hizmet alan büyük firmadır. Tedarikçinin faturasını onaylayarak finansman sağlayıcıya iletir.
• Tedarikçi: Onaylanmış vadeli faturasını vadeyi beklemeden nakde çevirmek isteyen firmadır.
• Finansman sağlayıcı: Banka veya faktoring şirketidir. Alıcının onayladığı faturayı esas alarak tedarikçiye vadeden önce iskontolu ödeme yapar, vade günü tutarın tamamını alıcıdan tahsil eder.

Erken ödemenin maliyetini genellikle nakde erken ulaşmak isteyen tedarikçi üstlenir; ancak alıcının bu maliyete katlandığı modeller de vardır. Satış tarafında DBS, satın alma tarafında tedarikçi finansmanı kullanan bir şirket, tedarik zincirinin iki ucundaki nakit akışını da planlı biçimde yönetebilir.

ERP–banka entegrasyonunda dikkat edilecekler

Bir DBS projesinin sahadaki başarısı, ERP ile banka arasındaki entegrasyonun kalitesine bağlıdır. Uygulamada şu noktalara özellikle dikkat edilmelidir:

• Eşleştirme anahtarı: Fatura ile banka talimatı arasında benzersiz bir anahtar (fatura UUID'si veya bayi kodu ile fatura seri-sıra numarası) kullanılmalıdır.
• Hata ve red kodları: Limit yetersizliği, hesap blokesi veya talimat iptali gibi bankadan dönen tüm kodlar ERP'de anlamlı iş kuyruklarına yönlendirilmelidir.
• Mükerrer talimat önleme (idempotency): Ağ kesintisi veya yeniden deneme durumunda aynı faturaya ikinci talimat oluşmasını engelleyen kontroller kurulmalıdır.
• Mutabakat raporu: Bankaya iletilen, kabul edilen, bekleyen ve tahsil edilen tüm talimatlar günlük raporla kontrol edilmelidir. Bu rapor, şirkette kurulu banka mutabakatı otomasyonu ile birlikte çalıştığında DBS tahsilatları da diğer banka hareketleriyle aynı yerden izlenir.
• Test (UAT) senaryoları: Canlıya geçmeden önce bankanın test ortamında kısmi tahsilat, vade değişikliği, talimat iptali ve limit dolması gibi uç durumlar denenmelidir.

Banka hareketlerinin ERP'de otomatik eşleştirilmesini MT940 ve CAMT.053 ile banka mutabakatı yazımızda ayrıntılı anlattık.

Sonraki adım

Bayi tahsilatında çek ve senet yükünü azaltmak, DBS ve tedarikçi finansmanı akışlarını ERP sisteminizle entegre etmek için mevcut yapınızı birlikte değerlendirebiliriz.